W rozporządzeniu określono szczegółowy harmonogram obowiązku wymiany dotychczasowych kas rejestrujących na kasy rejestrujące online, zgodnie z którym w terminie do 31 grudnia 2020 roku muszą dokonać wymiany przedsiębiorcy świadczący usługi związane z wyżywieniem w stacjonarnych placówkach gastronomicznych, w tym również sezonowo, świadczący usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania, jak również sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów spożywczych.
Drugą grupę przedsiębiorców, która jest zobligowania do wymiany kas rejestrujących w terminie do 30 czerwca 2021 roku stanowią przedsiębiorcy świadczący usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawnicze i związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Od 1 styczna 2020 roku z kas rejestrujących online nają już obowiązek korzystać przedsiębiorcy świadczący usługi w zakresie naprawy pojazdów silnikowych, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, w zakresie wymiany opon lub kuł dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów (mechanicy samochodowi i wulkanizacje), jak również prowadzący działalność w zakresie sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego i gazu przeznaczonego do napędu silnikowych. Odnośnie tej grupy podatników obowiązek wymiany kas wszedł w życie przed rozpoczęciem pandemii i w ich przypadku nie doszło do wydłużenia terminu.
Podatnik, który nie dokona wymiany dotychczas używanej kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii lub tradycyjnej na kasę online naraża się na koniczność zapłaty dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Sankcja ta nie dotyczy osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i spółek osobowych, które za ten czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe.
Pozostali, niewymienieni wyżej przedsiębiorcy, nie mają określonego ustawowo obowiązku wymiany dotychczasowych kas rejestrujących na kasy rejestrujące online, niemniej jednak z uwagi na możliwość zakupu kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii jedynie do końca 2022 roku, wcześniej czy później będą zmuszeni do nabycia kasy online, mianowicie w przypadku wyeksploatowania dotychczas używanej kasy lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej.
W tym miejscu należ przypomnieć, aby przy zakupie kasy rejestrującej zwrócić uwagę czy urządzenie posiada decyzję wydaną przez Główny Urząd Miar potwierdzającą spełnienie przez kasę rejestrującą online wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Należy pamiętać, że aby zapewnić prawidłowe działalnie kasy rejestrującej, wymagane jest jej podłączenie do internetu, a przed jej pierwszym użyciem, serwisant musi dokonać jej fiskalizacji. Przy zakupie nowej kasy rejestrującej można skorzystać z ulgi podatkowej, która przewiduje możliwość odpisania od podatku VAT należnego 90% jej wartości netto, ale nie więcej niż 700 złotych.
W przypadku niektórych grup przedsiębiorców, alternatywą dla kas rejestrujących online mogą być kasy wirtualne w formie oprogramowania instalowanego na komputerze, smartfonie lub innym przystosowanym do tego urządzeniu. Szczegółowy wykaz przedsiębiorców, którzy mogą z takiej możliwość skorzystać znajduje się Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, do których należą między innymi przedsiębiorcy świadczący usługi: przewozowe samochodem osobowym (m.in. taxi), wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, związane z przeprowadzkami, transportu pasażerskiego drogowego, kolejowego, morskiego i śródlądowego, usługi hotelarskie i obiektów noclegowych, jak również usługi gastronomiczne i sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Jednak, z uwagi na okoliczność, że jest to rozwiązanie świeże, przed podjęciem decyzji o zakupie oprogramowania kasy wirtualnej, zalecane jest szczegółowe przeanalizowanie wszystkich plusów i minusów takiego rozwiązania, z perspektywy prowadzonej działalności.
Paweł Czerniewski – radca prawny, partner w Misiewicz, Mosek i Partnerzy Kancelaria Radców Prawnych
Michał Kiełczewski – aplikant radcowski
