Na wstępie należy podkreślić, że przepisy dotyczące urlopów wypoczynkowych nie uległy znacznym modyfikacjom z uwagi na pandemię. Nadal obowiązuje zakaz zrzeczenia się prawa do urlopu przez pracownika i obowiązek jego udzielenia przez pracodawcę w roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jednocześnie należy wskazać, że co do zasady pracodawca nie ma prawa wysłać pracownika na urlop „przymusowy”. Pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 20 dni, jeżeli jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat i 26 dni w przypadku, gdy jego staż pracy przekracza 10 lat. Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który ustala pracodawca biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, chyba że pracodawca nie ustala planu urlopów, to w takim przypadku ich terminy są ustalane po porozumieniu z pracownikiem.

W obliczu panującej pandemii istotne wydają się być przepisy dotyczące możliwości przesunięcia terminu urlopu zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. W przypadku pracownika, przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ustawodawca świadomie użył w treści przepisu zwrotu niedookreślonego „ważna przyczyna”, który umożliwia pracodawcy zindywidualizowaną i subiektywną ocenę tej przyczyny, jednak w literaturze podkreśla się, że takimi przyczynami są okoliczności, których wystąpienie przekreśla możliwość osiągnięcia celu urlopu. Jako takie przyczyny wskazuje się m.in. wystąpienie klęski żywiołowej czy sprawowanie opieki nad dzieckiem. W kontekście powyższego ograniczenia wynikające z pandemii stanowią ważną przyczynę uzasadniającą zmianę terminu urlopu na wniosek pracownika. Pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop pracownikowi w razie czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych lub przeszkolenia wojskowego, pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie przez czas do 3 miesięcy oraz korzystania z urlopu macierzyńskiego. Pracodawcy przysługuje natomiast uprawnienie do przesunięcia urlopu pracownikowi z powodu szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałby poważne zakłócenia toku pracy. W literaturze przyjmuje się, że przesunięcie urlopu z inicjatywy pracodawcy może nastąpić wyłącznie z przyczyn i okoliczności nieprzewidzianych, do których również z reguły można uznawać różnego rodzaju zakłócenia normalnego toku pracy spowodowane pandemią.

Kolejnym uprawnieniem pracodawcy jest możliwość odwołania pracownika z urlopu. Taka możliwość zachodzi tylko wówczas, gdy obecności pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. Przekładając powyższe na życie codzienne w czasach pandemii można wyobrazić sobie sytuację, gdy podczas urlopu pracownika pracownik go zastępujący zostanie poddany obowiązkowej kwarantannie i spowoduje to konieczność odwołanie pracownika z urlopu w celu zapewnienia wykonywania niezbędnych czynności. W przypadku odwołania pracownika z urlopu pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Odstępstwem od zasady braku możliwości skierowania pracownika na „przymusowy” urlop są sytuacje, w których następuje wypowiedzenie umowy o pracę i niewykorzystanie zaległego urlopu za rok poprzedni. W pierwszym przypadku pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w okresie wypowiedzenia pracodawca mu go udzieli. W tym miejscu należy wskazać na szczególne uprawnienie pracodawcy do skierowania pracownika na urlop i obowiązku pracownika do jego wykorzystania. W odniesieniu do drugiego przypadku pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop za rok poprzedni, gdy pracownik nie wykonuje obowiązku wykorzystania tego urlopu do 30 września roku kolejnego. Ułatwienie w zakresie udzielanie przez pracodawcę niewykorzystanego przez pracownika urlopu w poprzednich latach kalendarzowych przewidziano w ustawie z dnia 4 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 (tzw. tarcza 4.0), zgodnie z którą pracodawca w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. Oznacza to, że obecnie pracodawca może skierować pracownika na zaległy urlop w dowolnym czasie, a nie dopiero w razie jego niewykorzystania przed 30 września.

Powyższe wskazuje, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy posiadają pewne, choć ograniczone, możliwości dokonywania zmian terminów urlopów uzasadnionych przyczynami związanymi ze stanem epidemii. Nadal nie istnieje jednak możliwość udzielenia pracownikowi bieżącego urlopu ze względu na ograniczenie działalności i związany z tym brak zadań dla pracownika, natomiast ułatwiono udzielanie „przymusowego” urlopu niewykorzystanego w latach poprzednich.

Paweł Czerniewski – radca prawny, partner w Misiewicz, Mosek i Partnerzy Kancelaria Radców Prawnych

Michał Kiełczewski – aplikant radcowski